Análise de departamento de Compras

A análise abordada nesse artigo é do departamento de compras da Santa Klaus Factory. A Santa Klaus Factory (SKF) é uma organização global com sedes em dezenas de países, incluindo o Brasil, sendo responsável por uma ampla gama de produção e distribuição de presentes para crianças.

O setor de compras da SFK é o responsável pela aquisição das matérias-primas (MP) para a produção dos produtos. É importante que a equipe de analistas criem com mais facilidades os relatórios de compras e fornecedores.

É fundamental que, a partir dos relatórios gerados, a equipe possa ter insights de como otimizar o processo de compras e, consequentemente, diminuir o lead time de produção dos produtos a serem entregues.

Vale lembrar que boa parte desses relatórios atualmente são feitos com muito esforço manual e repetitivo. Dado os desafios que a SFK enfrenta ultimamente, se torna ainda mais relevante que os analistas invistam mais tempo em análises que tragam benefícios estratégicos para a empresa.

A SFK opera sempre com a quantidade pequena de estoque de Produto Acabado (PA), visando o menor lead time possível da cadeia e evitando custos de estoque. Assim, todo dia é contabilizado quantos produtos acabados foram pedidos pelos clientes e faz-se a requisição de compra das matérias-primas necessárias para produzir tais produtos.

Com o fluxo de solicitações no departamento de compras, os compradores possuem autonomia para negociar as cargas de matéria-prima com cada um dos fornecedores. Naturalmente, os custos de produtos e prazos de entrega podem mudar de acordo com a escolha do fornecedor e de outras variáveis em cada período.

Entendido o cenário e os processos internos do departamento de compras, os principais indicadores analisados foram:

• Custo de compra padrão (preço unitário fixo)

• Custo de compra (preço unitário negociável)

• Saving (diferença entre os dois custos anteriores - economia dada por negociação)

• Lead Time médio de compra

• Tempo de negociação

Resultados:

• Custo de compra x Custo de compra padrão

Comparando ano a ano, em 2020 o departamento de compras obteve maior custo com aquisição de matéria de prima para produção de novos produtos, e comparando a diferença (custo de compra x custo de compra padrão) é possível obtermos o Saving anual.

• Saving Anual

No ano de 2020 o Saving foi maior pouco mais de 3 vezes o Saving de 2019. Esse Saving se deu por qual motivo: Aquisição de matéria prima mais barata ou negociação de preço por parte do departamento de compras?

Na verdade é possível notar que a grande diferença de Saving ocorreu na aquisição da matéria prima Tissio, aumento de 5,2 vezes comparando 2019-2020, do fornecedor Loutes negociado pelo comprador Kleboulin.

• Lead Time médio de compra e tempo de negociação

Percebe-se que ambos os tempos praticamente se mantiveram constante ao longo dos anos com um pequeno aumento de 2,3% para o Lead Time e 10% para o tempo de negociação entre 2019 e 2020.

Em relação ao comprador, o fornecedor Motus possui um contrato assinado com a SKF. Portanto pedidos de matérias primas deste fornecedor são feitos automaticamente pelo sistema. Na base de dados essas compras são registradas ao comprador Admin, por isso o Lead Time baixo para esse "comprador".

Analisando o visual Key influencers é possível perceber que quando o fornecedor é o Loutes, o Lead Time médio aumenta para 18 dias. A mesma análise pode ser feita quando a matéria prima adquirida é o Tissio, fazendo com que o Lead Time médio aumente em quase 17 dias.

As demais análises são possíveis de serem extraídas navegando pelo dashboard no Power Bi, onde o dinamismo garante melhor navegabilidade entre os dados, conforme vídeo a seguir:

Conclusão:

O comprador Haygran é o que possui menor volume de compra, o maior Lead Time médio e o menor Saving. Já o Kleboulin apresentou maior volume de compras e maior Saving, visto que ele é o maior comprador de matéria prima da Loutes, porém Loutes é o fornecedor com as piores métricas de tempo. Para a matéria prima Norzatio ele poderia escolher o fornecedor Saveika, ao invés do Loutes. Para a matéria prima Besmito ele poderia escolher o fornecedor Motus, ao invés do Pamatojums Ou, Como o fornecedor Loutes apresenta maiores índices de Saving, seria possível negociar um contrato, assim como com o fornecedor Motus, afim de melhorar os indicadores de tempo, como o Lead Time.

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A seguir o link para navegação diretamente do link publicado do Power Bi.